Creare  documentazioni è un compito importante in parecchi settori di ogni ditta.

Servono a sicurare sapienza. Solo in questo modo si può garantire, che le informazioni non dormono nelle teste disingolicollaboratori.

Se il personale, in caso di malattia o cambiamento del posto di lavoro, non è più disponibile, semplici cicli di lavoro possono diventare un compito enorme e insolubile.

Al di fuori di questi casi estremi documentazioni servono anche per descrizioni generali di processi,per evitare rischi per persone,  macchine e dati.

Documentazioni creano limiti chiari.

L’esperienza dimostra che queste documentazioni non devono essere create da collaboratori tecnici, dato che sono impiegati in affari giornalieri che devono essere eseguiti correttamente.

Di solito non rimane abbastanza tempo, allato a i importanti progetti giornalieri, per creare buone e coscienziose documentazioni.

Inoltre in maggiori casi i collaboratori hanno ne l’educazione ne l’esperienza per creare una documentazione sia completa che leggibile e più compatta possibile.

Purtroppo esiste il pericolo di inevitabile presenza di incapacità di riconoscere gli errori nel proprio lavoro a causa di una lunga attività nello stesso, in modo che „evidenti“ dettagli non vengono documentati, „ siccome tutti lo sanno“.